Ing. Jaroslav Trávníček
NahoruÚvod
Účetní předpisy jsou průběžně aktualizovány a velká pozornost je
stále více věnována pro někoho formálním náležitostem vedení účetnictví.
Podle § 4 odst. 10 ZoÚč je jednoznačně
povinností vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů s tím, že lze použít
technické prostředky, nosiče informací a programové vybavení.
NahoruDefinice
Účetním záznamem se podle ZoÚč rozumí data, která jsou nositeli
informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Účetní záznam
(dříve "účetní písemnost“) se tak stává jediným přípustným způsobem zaznamenání
informací, jež se týkají předmětu účetnictví či jeho vedení.
NahoruÚčetní principy
Kvalita účetních záznamů má tedy rozhodující vliv pro naplnění
některých účetních principů. Proto se v zákoně o účetnictví mimo jiné
zdůrazňuje, že účetnictví je:
-
srozumitelné, je-li možné jednotlivě a srozumitelně určit obsah
účetních záznamů aj. (§ 8 odst. 5
ZoÚč),
-
vedeno průkazně, je-li zaručena trvalost účetních záznamů
(§ 8 odst. 6 ZoÚč).
NahoruPodoba účetního záznamu
Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu.
Podle příslušného ustanovení zákona má podobu:
-
listinnou, je tedy provedený na analogový nosič rukopisem,
psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým
výstupním zařízením výpočetní techniky,
-
technickou a je provedený elektronickým, optickým nebo jiným
způsobem,
-
smíšenou, tj. v listinné formě obsahující též informace v
technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, avšak umožňující převedení
záznamu do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Samozřejmě jakýkoliv účetní záznam v elektronické podobě musí být
převoditelný do formy, jejíž obsah je pro fyzickou osobu čitelný.
Pro potřeby ověřování účetní závěrky auditorem, jejího
zveřejňování a pro potřeby orgánů jsou účetní jednotky povinny na požádání
umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jim určených účetních záznamů v
uvedené formě. Tyto povinnosti mají účetní jednotky po dobu, po kterou jsou
povinny vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Stanovení těchto
povinností na smluvním základě není dotčeno.
NahoruNovela
Jedna z novel zákona o účetnictví doplnila v § 1, že zjišťování účetních záznamů pro
potřeby státu provádí Ministerstvo financí.
Dále připomínáme, že účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu
účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů
informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením,
neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením (viz též Archivace daňových a účetních dokladů).
NahoruObsah účetního záznamu
Účetní záznam podle § 4 ZoÚč musí umožňovat vedení účetnictví - pro účely
zákona o účetnictví se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah
účetního záznamu. Jak již bylo výše uvedeno, informace se musí týkat buď
předmětu účetnictví nebo vedení účetnictví.
NahoruSoustava účetních záznamů
Zákon připouští, aby jednotlivé účetní záznamy byly seskupovány do
podoby tzv. souhrnných či skupinových účetních záznamů nesoucích souhrnnou
informaci.
Vytvoření souhrnných účetních záznamů však neznamená zánik
jednotlivých účetních záznamů vytvářejících tento souhrnný účetní záznam, což v
praxi znamená, že každý účetní záznam musí splňovat podmínky kladené zákonem na
obsah a formu účetního záznamu.
Pokud si zvolíme vzorovou účetní jednotku Alfa, s.r.o., určitě
u ní nalezneme klasické souhrnné účetní záznamy, mezi které například patří: účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy,
odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, stejně tak jsou jimi účetní závěrka a výroční zpráva.
To znamená, že ustanovení zákona o formě, obsahu a průkaznosti
účetního záznamu i jiná ustanovení týkající se účetních záznamů v plném rozsahu
platí jak pro jednotlivé dílčí záznamy, tak i pro skupinový účetní záznam. S
touto povinností musí účetní jednotka počítat zejména v případě složených
účetních záznamů, jako je např. účetní závěrka či výroční zpráva, kdy je tento
skupinový účetní záznam složen z celé řady dílčích účetních záznamů.
NahoruPrůkaznost
Jedním z nejdůležitějších úkolů daňového subjektu při daňových
kontrolách je obhájit průkaznost účetních záznamů. Podle zákona o účetnictví
jsou průkazné, pokud:
-
je obsah prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento
záznam prokazuje,
-
nebo obsahem jiných průkazných účetních záznamů,
-
případně se účetní záznam týká výhradně skutečností uvnitř jedné
účetní jednotky a je k němu připojen podpisový záznam osoby oprávněné a
odpovědné.
Průkaznost účetního záznamu zabezpečuje účetní jednotka zákonem
předepsaným způsobem, přičemž za průkazný způsob se považuje například
následující způsob, který daňový subjekt kontrolovaný správcem daně
použil.
Účetní záznamy (doklady) byly obhájeny porovnáním se
skutečností (smlouvami), ale také jinými skutečnostmi (výpovědi obchodních
partnerů) aj.
NahoruShoda obsahu se skutečností
Kdykoliv zjistí účetní jednotka, že je obsah účetního záznamu v
rozporu se skutečností (a to i v případě, že v době pořízení či vzniku účetního
záznamu tento rozpor nebyl shledán), je povinna od tohoto okamžiku považovat
účetní záznam za neprůkazný.
Jako příklad může sloužit účetní záznam, jehož obsahem je plán
odpisů. Přestože je plán účetních odpisů účetním záznamem týkajícím se výhradně
skutečností uvnitř účetní jednotky a je podepsán určenými osobami, čímž
naplňuje požadavek zákona na průkaznost účetního záznamu, pokud účetní odpisy
stanovené plánem přestanou vyjadřovat skutečnou míru opotřebení, dostal se
obsah do rozporu se skutečností a účetní záznam přestal být průkazným.
NahoruPřenos účetních záznamů
Přísné podmínky platí i pro průkaznost z pohledu přenosu účetních
záznamů mimo účetní jednotku. Pokud dochází k takovémuto typu přenosu účetních
záznamů, lze k přenosu z pohledu zabezpečení průkaznosti použít pouze informační systémy vymezené požadavky § 34 ZoÚč. Navíc musí být účetní záznamy určené k přenosu
vždy opatřeny:
-
vlastnoručním podpisem v případě účetního záznamu v písemné
formě,
-
nebo podpisovým záznamem odpovídajícím vlastnoručnímu podpisu v
případě technického účetního záznamu (např. elektronickým podpisem).
Zákon vyžaduje, aby účetní záznam, ať již v písemné formě či ve
formě technického záznamu,…
