Plnění zaměstnancům nad rámec mzdy v daňové evidenci

Plnění zaměstnancům nad rámec mzdy v daňové evidenci

Ing. Daniela Lampová

 Nahoru1. Úvod, právní úprava

Obsahem tohoto textu je rekapitulace nejčastějších typů plnění poskytnutých zaměstnavatelem zaměstnancům nad rámec mzdy a také rozbor jejich daňových důsledků, a to jak na straně zaměstnavatele, tak i zaměstnance. Některým uvedeným plněním se detailně věnují blíže jiné články - v tom případě na takové texty upozorníme odkazem. Tématem tohoto rozboru nebudou plnění, která lze zahrnout pod pojem mzdové výdaje a mezi která mimo mezd (blíže viz článek Mzdy) patří také odměna za pracovní pohotovost, různé náhrady mezd a odstupné. Úvodem ještě upozorněme, že z hlediska účtování o příslušných plněních se v tomto textu zaměříme na zaměstnavatele, kteří neúčtují, ale vedou pouze daňovou evidenci.

Typy plnění nad rámec mzdy

Existuje mnoho důvodů, proč zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům plnění nad rámec mzdy. Nejčastěji jde o náhradu výdajů, které zaměstnancům vznikly v důsledku plnění jejich pracovních povinností (např. cestovné, příspěvek na udržování pracovního oblečení, náhrady za opotřebování vlastního nářadí), nebo může jít o plnění motivovaná péčí o zaměstnance (závodní stravování, nápoje ke spotřebě na pracovišti), plnění stabilizačního charakteru (zaměstnanecké benefity) či jiná plnění.

Pojem plnění poskytovaná zaměstnancům nad rámec mzdy není nikde definován a může zahrnovat celou škálu rozmanitých plnění. V praxi se běžně setkáme zejména s následujícími:

• cestovní náhrady,

• mycí, dezinfekční a čisticí prostředky, případně finanční příspěvek na jejich pořízení,

• ochranné prostředky a příspěvek na jejich udržování,

• pracovní oblečení a příspěvek na jeho udržování,

• náhrady za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů použitých při výkonu zaměstnání,

• automobil poskytnutý pro služební i soukromé použití,

• různé formy pojištění ve prospěch zaměstnanců,

• úroky z vkladů a zápůjček zaměstnavateli,

• školení a vzdělávání zaměstnanců,

• přechodné ubytování,

• podnikové byty se zvýhodněným nájemným,

• plnění zaměstnancům z příjmu firmy po jeho zdanění,

• závodní stravování,

• nápoje ke spotřebě na pracovišti,

• slevy na zboží a služby zaměstnavatele,

• doprava do zaměstnání zajišťovaná zaměstnavatelem,

• drobné dárky pro zaměstnance,

• poskytnutí rekreace či

• poukázky na nákup spotřebního zboží nebo služeb.

Posouzení daňové uznatelnosti u zaměstnavatele

Při hledání odpovědi na otázku, zda je konkrétní plnění poskytnuté zaměstnanci daňově uznatelným výdajem u zaměstnavatele, je vhodné danou situaci orientačně otestovat sadou následujících otázek:

• Souvisí dané plnění s vedením daňové evidence? Tuto, na první pohled nelogickou otázku si může položit zaměstnavatel, který se rozhodl poskytovat zaměstnancům plnění shodná s plněními poskytovanými z fondu kulturních a sociálních potřeb nebo obdobných fondů. Existence těchto fondů nás nepřekvapí v účetnictví, které pro ně v účtové osnově vytváří prostor. Nic však nebrání tomu, aby také podnikatel vedoucí pouze daňovou evidenci vytvořil obdobné fondy z příjmu po jeho zdanění a poskytoval z nich zaměstnancům příslušná plnění. V praxi se postupuje tím způsobem, že podnikatelé – fyzické osoby fondy netvoří, ale poskytnutá plnění, která nemohou být uznána jako daňový výdaj, se v daňové evidenci vykážou jako výdaj neovlivňující základ daně.

• Vztahuje se na dané plnění některé ustanovení zákona o daních z příjmů? Je-li konkrétní plnění upraveno v ZDP, musíme postupovat podle něj (např. ustanovení týkající se penzijního připojištění). Pokud ne, přejdeme k další otázce:

• Jde o plnění peněžní nebo nepeněžní?

U peněžních plnění se musíme ptát:

• Existuje obecně závazný předpis, který stanoví nárok na toto peněžní plnění? Stanoví tento předpis limity? Pokud takový předpis neexistuje nebo jde o část plnění překračující stanovený limit, půjde o daňově uznatelný výdaj pouze v případě, že právo zaměstnance na toto peněžní plnění vychází z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy (§ 24 odst. 2 písm. j) ZDP bod 5). V opačném případě jde o daňově neuznatelný výdaj.

Jde-li o nepeněžní plnění, zajímá nás odpověď na poslední otázku:

• Mohu prokázat, že jde o výdaj vynaložený na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů podle § 24 ZDP?

Zdanění u zaměstnanců

Plnění nad rámec mzdy má své daňové souvislosti i pro jeho příjemce – zaměstnance. Připomeňme důležitá ustanovení zákona týkající se zdanění u zaměstnanců, a to ustanovení § 6 ZDP, zejména odst. 3 a odst. 6 až 9.

§ 6 odst. 3 uvádí mj., že příjmem se rozumí rovněž částka, o kterou je úhrada zaměstnance zaměstnavateli za poskytnutá práva, služby nebo věci (např. také výrobky a nájem) poskytnuté zaměstnavatelem nižší než jejich obvyklá cena nebo cena, kterou zaměstnavatel účtuje jiným osobám. Výjimkou je úhrada za koupi jednotky, která nezahrnuje nebytový prostor jiný než garáž, sklep nebo komoru, bytu nebo rodinného domu, ve kterém měl zaměstnanec bydliště po dobu 2 let bezprostředně před jeho koupí.

§ 6 odst. 6 stanoví postup v případě, kdy zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely.

§ 6 odst. 7 vyjmenovává plnění, která nejsou považována za příjmy ze závislé činnosti a nejsou také předmětem daně. Jsou to plnění, která mají charakter náhrady výdajů vzniklých zaměstnanci v souvislosti s výkonem závislé činnosti nebo poskytnutí potřeb pro práci nezbytných (cestovní náhrady, hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, ochranných nápojů, hodnota mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků, příspěvek na udržování ochranných a pracovních prostředků a oblečení, náhrady za opotřebení vlastního nářadí a zařízení), a částky přijaté zaměstnancem zálohově od zaměstnavatele, aby je jeho jménem vydal, nebo částky, kterými zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje, které za zaměstnavatele vynaložil ze svého tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel.

§ 6 odst. 8 určuje postup v situaci, kdy zaměstnavatel hradí zaměstnanci výdaje uvedené v předchozím odstavci 7 paušální částkou.

§ 6 odst. 9 vyjmenovává celou řadu peněžních i nepeněžních plnění, která jsou u zaměstnance od daně z příjmů osvobozena.

Zdravotní a sociální pojištění

Zaměstnavatele samozřejmě zajímá nejen to, zda výdaj spojený s konkrétním plněním je daňově uznatelný nebo není, ale také, zda tento výdaj vstupuje do vyměřovacího základu pro výpočet zdravotního a sociálního pojištění. Při hledání odpovědi na tuto otázku musíme vycházet z § 5 zákona č. 589/1992 Sb. (pojistné na sociální zabezpečení) a § 3 zákona č. 592/1992 Sb. (pojistné na zdravotní pojištění). Tato problematika je však příliš rozsáhlá, proto se v tomto článku o ní budeme zmiňovat pouze stručně a často i poněkud zjednodušeně.

 Nahoru2. Cestovní náhrady

Cestovním náhradám se detailně věnuje článek Cestovní náhrady, proto si zde ve stručnosti připomeneme pouze základní informace. Náhrady cestovních výdajů jsou daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele za podmínky, že jsou poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti a jen do výše stanovené v části sedmé zákoníku práce (ZP). Jsou to obligatorní cestovní náhrady, na které vzniká zákonný nárok a jejichž poskytování je při splnění stanovených podmínek povinné. Mezi ně patří stravné při tuzemské či zahraniční služební cestě v zákonné výši, náhrada prokázaných jízdních výdajů a výdajů za ubytování na pracovní cestě, náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů, náhrada prokázaných jízdních výdajů za cesty k návštěvě rodiny při pracovních cestách delších než 7 dní. Fakultativní cestovní náhrady mají charakter dobrovolně přiznaných náhrad, které jsou plně v kompetenci zaměstnavatele, a nevzniká na ně zákonný nárok. V praxi se můžeme setkat například s kapesným při zahraniční pracovní cestě do výše 40 % nároku pracovníka na stravné (§ 180 ZP). Vyjmenované obligatorní a fakultativní cestovní náhrady jsou daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele.

Obecné pravidlo

Všechny cestovní náhrady povinně vyplacené podle zákoníku práce a výše uvedené fakultativní cestovní náhrady jsou daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele. U zaměstnance pak platí, že předmětem daně z příjmů nejsou cestovní náhrady vyplacené v rozsahu, který umožňuje zákoník práce. Jiné cestovní náhrady musíme považovat za daňově neuznatelný výdaj zaměstnavatele a současně zdaňovaný příjem u zaměstnance. Při posuzování daňové uznatelnosti cestovních náhrad tedy vždy vycházíme z § 24 odst. 2 písm. k), p) a zh) ZDP a ze zákoníku práce. Podrobnosti k daňovým aspektům naleznete v textu Cestovní náhrady.

 Nahoru3. Ochranné pomůcky, pracovní oblečení

Zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům bezplatně podle vlastního seznamu zpracovaného na základě vyhodnocení rizik a konkrétních podmínek práce a podle charakteru vykonávané práce různé ochranné pomůcky, mycí, čisticí a dezinfekční prostředky, ochranné nápoje, pracovní oděvy a obuv. V řadě případů nahrazuje tato plnění paušálním příspěvkem.

Hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků poskytovaných v rozsahu stanoveném v nařízení vlády, které stanoví rozsah a bližší podmínky jejich poskytování, není předmětem daně z příjmů, a proto nepodléhá zdanění u zaměstnanců.

Osobní ochranné pracovní prostředky musí zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci v jejich "fyzické podobě" a nesmí místo nich poskytnout zaměstnanci finanční úhradu. Zakazuje to zákoník práce v § 104 odst. 5 ZP, a to i v případě, kdy by s tímto postupem zaměstnanec souhlasil.

Paušální finanční úhrada podle § 6 odst. 8 ZDP, která není předmětem daně z příjmů, je možná v ostatních případech za předpokladu, že z pracovněprávních předpisů nebo z povahy věci nevyplývá její nemožnost nebo neúčelnost.

Předmětem zdanění u zaměstnanců není také hodnota zaměstnavatelem určeného a poskytnutého pracovního oblečení, např. stejnokrojů v hotelích, obchodech a restauracích, včetně příspěvku na jeho udržování. Toto jednotné pracovní oblečení včetně všech jeho součástí musí být vymezeno vnitřním pracovním předpisem zaměstnavatele a určeno pouze k výkonu práce pro zaměstnavatele a nesmí být zaměnitelné s běžným občanským nebo společenským oděvem. V opačném případě by hodnota běžného oblečení k pracovnímu i mimopracovnímu nošení mohla být posouzena jako nepeněžní příjem a zdaněna spolu s ostatními příjmy ze závislé činnosti.

Podrobně se této problematice věnují články Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, Oblečení a Paušální částky hrazené zaměstnancům. Obecně lze říci, že tato plnění jsou - při dodržení podmínek uvedených v příslušných textech - daňově uznatelným výdajem u zaměstnavatele. U zaměstnance pak jde o plnění, která nejsou předmětem daně z příjmů.

 Nahoru4. Náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce

Z vyjmenovaných ustanovení je jasné, že uvedená plnění nejsou předmětem daně z příjmů u zaměstnance a jsou-li poskytována paušální částkou, pak jsou v souladu s § 24 odst. 2 písm. x) ZDP daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele.

K obdobnému závěru dojdeme, pokud by tyto náhrady nebyly stanoveny paušálem, ale byly by hrazeny v prokázané výši. Náhrada za opotřebení vlastního nářadí ve formě peněžního plnění poskytovaného zaměstnanci vedle mzdy nebude předmětem daně z příjmů u zaměstnance, a půjde-li o právo zaměstnance vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, bude daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele. Konkrétní úpravu musí vždy podle konkrétních podmínek sjednat nebo stanovit sám zaměstnavatel.

Podmínky daňové uznatelnosti

Výdaje zaměstnavatele na náhrady za opotřebení vlastního nářadí zaměstnanců budou daňově uznatelné pokud:

• jsou poskytovány za podmínek a ve výši dohodnuté v kolektivní smlouvě, vnitřním předpise zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvě,

• nářadí, zařízení nebo jiné předměty potřebné pro výkon práce jsou používány se souhlasem zaměstnavatele (stačí souhlas dodatečný),

• jsou poskytovány v prokázané výši nebo v paušální částce stanovené na základě prokazatelné kalkulace skutečných výdajů provedené zaměstnavatelem,

• výše paušálu za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, které by jinak byly odpisovány, nepřekročí výši odpisu uplatněného zaměstnavatelem u srovnatelného hmotného majetku v dalších letech odpisování při rovnoměrném odpisování podle ZDP (blíže viz Paušální částky hrazené zaměstnancům).

Poskytnutí paušální částky je možné také u náhrad za opotřebené (opotřebitelné) součástky vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, jejichž výměna má charakter opravy.

Zdanění u zaměstnanců

Při splnění stejných podmínek, jako jsou výše uvedené, nejsou náhrady za poskytnutí vlastního nářadí předmětem daně z příjmů u zaměstnance. Paušální částky nepodložené prokazatelnou kalkulací a současně neuvedené v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpise zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvě však podléhají zdanění jako příjem zaměstnance ze závislé činnosti.

 Nahoru5. Automobil pro služební i soukromé použití

V podnikatelské praxi je zcela běžné, že zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům (manažerům, obchodním zástupcům, opravářům, řemeslníkům a dalším) motorové vozidlo pro služební i soukromé použití. Podrobnější výklad je v textu Automobil. Nicméně stručně připomeňme, že u zaměstnavatele jsou daňově uznatelné veškeré výdaje na toto motorové vozidlo, tzn. výdaje na opravy, pojištění (je-li automobil zahrnut v obchodním majetku), odpisy podle ZDP. Výjimkou je spotřeba PHM při soukromých cestách. U zaměstnance je bezplatně poskytnuté motorové vozidlo i pro soukromé účely považováno za jeho příjem dle § 6 odst. 6 ZDP. Pro účely zdanění je k jeho ostatním příjmům připočtena částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla včetně DPH (minimálně 1 000 Kč) za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Tento limit se použije i v případě, že vozidlo je již daňově odepsáno a jeho zůstatková cena v daňové evidenci je nulová. Částka ocenění 1 % vstupní ceny nezahrnuje PHM pro soukromé účely, proto nejlepším bezproblémovým řešením je, když si zaměstnanec kupuje PHM pro soukromé použití ze svého. Pokud zaměstnavatel neposkytuje vozidlo bezplatně, ale např. je zaměstnanci dlouhodobě pronajímá za nízkou částku, je příjmem pro zdanění rozdíl mezi výší příjmu pro bezplatné soukromé použití (1 % vstupní ceny vozidla, min. 1 000 Kč) a částkou nízkého nájemného. Bude-li za pronájem použita cena obvyklá, pak je příjmem pro zdanění rozdíl mezi touto cenou obvyklou a nižší úhradou nájemného (tento postup může být výhodný při krátkodobém poskytnutí vozidla).

Vstupní cenou vozidla poskytnutého zaměstnanci nejen pro služební, ale též pro soukromé účely se rozumí vstupní cena určená podle § 29 ZDP.

Zaměstnavatel může uplatnit "paušální výdaj na dopravu" v souladu s ustanovením § 24 odst. 2 písm. zt) ZDP pouze za předpokladu, že zaměstnanec nepoužije toto vozidlo k soukromým účelům (podrobněji viz Paušální výdaj na dopravu).

 Nahoru6. Pojištění zaměstnanců

V praxi nejsou zvláštností případy, kdy zaměstnavatel sjedná pro své zaměstnance některou formu pojištění osob, např. úrazové pojištění nebo životní pojištění, případně hradí část nebo plné pojistné u podobného pojištění, které si sjednal zaměstnanec sám.

Pojištění ve prospěch zaměstnavatele

Od uvedených situací musíme odlišit případy, kdy zaměstnavatel sjedná pojištění osobních rizik zaměstnance ve svůj prospěch. Jde o pojištění, u kterého v případě pojistné události neobdrží pojistné plnění zaměstnanec, ale zaměstnavatel. Takové pojištění má opodstatnění např. u klíčových zaměstnanců, jejichž dlouhodobá pracovní neschopnost znamená pro zaměstnavatele značné dodatečné výdaje, nebo dokonce výpadek příjmů. V takovém případě nemůže jít o příjem zaměstnance a případná daňová uznatelnost u zaměstnavatele by se posuzovala na základě § 24 odst. 2 písm. e) ZDP. Podle tohoto ustanovení je daňově uznatelné pojistné hrazené poplatníkem, pokud souvisí s příjmem, který je předmětem daně a není od daně osvobozen.

Zdravotní a sociální pojištění

Od uvedených příkladů musíme dále odlišit povinné platby zaměstnavatele na zdravotní a sociální pojištění. Protože tato pojištění nejsou předmětem našeho výkladu, uveďme jen, že jejich daňovou uznatelnost upravuje § 24 odst. 2 písm. f) ZDP, a u zaměstnance tato pojištění vstupují do základu daně v rámci tzv. superhrubé mzdy (blíže viz Pojistné).

Penzijní připojištění

Zvláštním případem komerčně sjednaného pojištění je penzijní připojištění se státním příspěvkem, detailně popsané v textu Penzijní připojištění, doplňkové penzijní spoření a penzijní pojištění. Zde jen připomeneme, že příspěvek zaměstnavatele na toto pojištění je za určitých podmínek daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele a u zaměstnance osvobozeným příjmem, který nevstupuje do základu pro výpočet zdravotního a sociálního pojištění.

Ostatní případy pojištění ve prospěch zaměstnance

Zákon o daních z příjmů zná i další situace, kdy pojistné uhrazené zaměstnavatelem za zaměstnance (u pojištění pro případ smrti nebo dožití nebo u důchodového pojištění) je na straně zaměstnance osvobozeným příjmem (§ 6 odst. 9 písm. p) ZDP) a u zaměstnavatele za určitých podmínek daňově uznatelným výdajem (§ 24 odst. 2 písm. j) ZDP bod 5). Blíže viz Soukromé životní pojištění.

Legislativní řešení

Pro úplnost si řekněme, jak tyto platby upravuje legislativa pro zdravotní a sociální pojištění. Uvedená plnění mají podle všeho charakter plnění věrnostní či stabilizační povahy, která obecně do vyměřovacího základu pro výpočet obou pojištění vstupují. V případě pojistného na úrazové pojištění, zdravotní pojištění, penzijní připojištění se státním příspěvkem, důchodové připojištění a pojištění pro případ dožití určitého věku jde o plnění, která jsou příslušnými zákony ze základu pro výpočet pojištění výslovně vyloučena.

 Nahoru7. Úroky z vkladů a zápůjček u zaměstnavatele

Tématu úroků poskytovaných zaměstnavatelem zaměstnancům jsou vyhrazeny články s názvem Úroky a Úroky nedaňové. U zaměstnance je tento typ příjmů podle současné právní úpravy posuzován jako:

• příjem podle § 8 odst. 1 písm. c) ZDP, který je zdaňován zvláštní sazbou daně podle § 36 ZDP ve výši 15 %,

• příjem úroků ze zápůjčky dle § 8 odst. 1 písm. g) ZDP,

• příjem úroků z vkladů dle § 10 ZDP.

 Nahoru8. Školení a vzdělávání zaměstnanců

Pravidla pro školení a vzdělávání zaměstnanců mohou být uvedena například v kolektivní smlouvě, pracovní nebo jiné smlouvě nebo vnitřním předpisu zaměstnavatele (§ 24 odst. 2 písm. j) ZDP bod 5). Absolvováním školení nebo vzdělávacího programu si může zaměstnanec zvýšit svou pracovní kvalifikaci.

Zvýšením kvalifikace je podle § 231 ZP změna hodnoty kvalifikace, zvýšením kvalifikace je též její získání nebo rozšíření. Zvyšováním kvalifikace je studium, vzdělávání, školení nebo jiná forma přípravy k dosažení vyššího stupně vzdělání, jestliže jsou v souladu s potřebou zaměstnavatele.

Zdanění u zaměstnanců upravuje § 6 odst. 9 písm. a) ZDP. Podle tohoto ustanovení jsou od daně z příjmů ze závislé činnosti osvobozena:

• nepeněžní plnění vynaložená zaměstnavatelem na odborný rozvoj zaměstnanců související s předmětem činnosti zaměstnavatele, nebo

• nepeněžní plnění vynaložená zaměstnavatelem na rekvalifikaci zaměstnanců podle zákona o zaměstnanosti. (Všimněme si, že v tomto bodě zákon pro osvobození nepožaduje, aby rekvalifikace souvisela s předmětem činnosti zaměstnavatele.)

Osvobození od daně z příjmů ze závislé činnosti se ale nevztahuje na příjmy (mzdu, plat, odměnu nebo náhradu za ušlý příjem), které plynou zaměstnancům v souvislosti se vzděláváním (odborným rozvojem, rekvalifikací). Osvobozena nejsou ani jiná peněžní plnění poskytovaná v souvislosti se vzděláváním zaměstnancům.