Cestovní náhrady - dotazy a odpovědi

2016.1314.1

Cestovní náhrady – dotazy a odpovědi

Jaroslava Pfeilerová

 Nahoru1. Dotaz: Místo výkonu práce "Česká republika"

Se zaměstnancem jsme v pracovní smlouvě sjednali místo výkonu práce "Česká republika". Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad jsme nesjednali. Domníváme se, že zaměstnanec má nárok na stravné pouze při zahraničních pracovních cestách. Je náš názor správný?

Odpověď

Zaměstnanec má nárok na cestovní náhrady v případech taxativně vymezených v ust. § 152 ZP, zákoníku práce. Jedná se např. o pracovní cesty (tj. cesty mimo sjednané místo výkonu práce) a o cesty mimo sjednané pravidelné pracoviště. Místo výkonu práce (§ 34 ZP) můžete se zaměstnancem sjednat ve vazbě na druhu vykonávané práce v širším rozsahu, např. v dotazu zmiňované území "Česká republika". V tomto případě je však nutné počítat se vznikem pravidelného pracoviště (§ 34a ZP). K možnostem vzniku pravidelného pracoviště velmi stručně uvádím, že toto místo může být v pracovní smlouvě dohodnuto maximálně v rozsahu jedné obce a lze je sjednat i v místě bydliště zaměstnance. V případech, kdy bylo místo výkonu práce sjednáno v širším rozsahu a pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad sjednáno nebylo, vzniká pravidelné pracoviště fikcí v obci, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty konkrétního zaměstnance. Z uvedených skutečností vyplývá, že pokud jste sjednali se zaměstnancem pouze místo výkonu práce "Česká republika" (pravidelné pracoviště sjednáno nebylo) a zaměstnanec nejčastěji vyjíždí např. z Vizovic, stanou se Vizovice fiktivním pravidelným pracovištěm. Pokud tedy zaměstnanec vykoná z pracovních důvodů cesty mimo Vizovice (tj. mimo pravidelné pracoviště vzniklé fikcí), má nárok na cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce.

 Nahoru2. Dotaz: Pracoviště = místo bydliště

Pro účely poskytování cestovních náhrad jsme s naším zaměstnancem – panem Novákem – sjednali pravidelné pracoviště v místě jeho bydliště. Kdy má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady?

Odpověď

Pokaždé, když pan Novák z pracovních důvodů vyjede mimo své bydliště, má nárok na cestovní náhrady (ve výši stanovené zákoníkem práce).

 Nahoru3. Dotaz: Místo výkonu práce = Zlínský kraj, pracoviště = Zlín, Svobodova 15

Má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady při cestách po Zlíně, když jsme s ním v pracovní smlouvě sjednali: místo výkonu práce – Zlínský kraj, pravidelné pracoviště - Zlín, Svobodova 15 (sídlo zaměstnavatele).

Odpověď

Pokud zaměstnance z pracovních důvodů vyšlete mimo sídlo zaměstnavatele, má nárok na cestovní náhrady.

 Nahoru4. Dotaz: Může se zaměstnanec vzdát cestovních náhrad?

Může se zaměstnanec na základě písemného prohlášení vzdát nároku na cestovní náhrady? V minulosti nám přednášející na seminářích říkali, že se zaměstnanec může cestovních náhrad vzdát "po ukončení pracovní cesty". V letošním roce přednášející tuto možnost vyloučila. Jaký je správný postup?

Odpověď

Do konce roku 2011 se zaměstnanec mohl na základě ustanovení § 19 ZP vzdát nároku na cestovní náhrady (po ukončení pracovní cesty). Od roku 2012 bylo uvedené ustanovení zákoníku práce vypuštěno a nově byl vložen § 346c, podle kterého se zaměstnanec cestovních náhrad (ani jejich části) vzdát nemůže, a to ani na základě písemného prohlášení.

 Nahoru5. Dotaz: Zajištění jídla třetí osobou

Máme zaměstnancům při tuzemských pracovních cestách snižovat stravné i v případech, kdy jim bezplatné jídlo zajistí jiná osoba než zaměstnavatel (např. obchodní partner)?

Odpověď

Pokud je zaměstnanci bezplatně poskytnuto některé z hlavních denních jídel (snídaně-oběd-večeře), bude zaměstnavatel stravné snižovat podle počtu bezplatně poskytnutých jídel a podle doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni:

V tomto případě není důležité, kdo jídlo poskytl, ale rozhodující je skutečnost, že zaměstnanec za hlavní denní jídlo nic nezaplatil, není proto důvod mu stravné v plné výši poskytovat.

 Nahoru6. Dotaz: Stravování na semináři

Zaměstnanci se zúčastnili dvoudenního školení, které se uskutečnilo mimo sídlo firmy. V průběhu semináře bylo zaměstnancům bezplatně poskytnuto celodenní stravování, jehož cena převyšuje sazbu stravného stanového vnitřní směrnicí firmy (ve vazbě na zákoník práce a vyhlášku MPSV č. 385/2015 Sb.). Od společnosti, která školení včetně stravy zajišťovala, jsme obdrželi fakturu, na které jsou uvedeny položky za přednášky, za ubytování a také za stravování. Je nám známo, že zaměstnancům náleží stravné, které jim budeme snižovat, protože jsme zajistili bezplatné stravování. V souvislosti s tímto případem však máme tři dotazy:

• Jak máme daňově posoudit poskytnuté cestovní náhrady?

• Můžeme uplatnit celou položku za stravování jako daňový náklad, nebo jen hodnotu do výše celodenního stravného za zaměstnance a zbytek hodnoty za stravování posoudit jako nedaňový náklad?

• Jak bude toto plnění posouzeno u zaměstnanců?

Odpověď:

• Cestovní náhrady poskytnuté zaměstnanci jsou daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele podle ust. § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP. Náhrady do limitu stanoveného zákoníkem práce jsou příjmem, který není podle ust. 6 odst. 7 ZDP předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

• Odpověď na daňové posouzení nákladů za stravování při školení zaměstnanců najdeme v bodu 15 pokynu GFŘ D-22: "Je-li při školeních zajištěno stravování (oběd nebo občerstvení), je jeho cena bez ohledu na formu uvedenou na pozvánce podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 3 ZDP výdajem zaměstnavatele, který vyslal zaměstnance na školení související s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo s pracovním zařazením zaměstnance".

• Nepeněžní plnění zaměstnanci ve formě poskytnutého stravování je osvobozeno od daně z příjmů ze závislé činnosti.

 Nahoru7. Dotaz: Sčítání kratších pracovních cest?

Sčítají se pro potřeby stravného doby trvání více krátkých tuzemských pracovních cest uskutečněných v jenom dni?

Odpověď

Ne, každou tuzemskou pracovní cestu je potřebné posoudit samostatně. Pokud konkrétní cesta trvala déle než 5 hodin, má zaměstnanec nárok na stravné.

 Nahoru8. Dotaz: Cesta v ČR i v zahraničí

Zaměstnavatel vykonal třídenní pracovní cestu z Prahy do Brna. První den vyjel z místa výkonu práce v 9,00 hod. V průběhu druhého dne zaměstnanec podle příkazu zaměstnavatele překročil státní hranici na Slovensko, kde pobýval od 13,50 hod. do 17,00 hod a následně se vrátil…